トヨタの片付けから学ぶ、正文舎の「整理整頓」

社内の整理整頓
社長から提示される全社目標の中に必ず入っている項目でした。だから、「片づけなければならない」とスタッフは心のどこかでそう思っていたと思います。ですが、数年たっても、やはり「整理整頓」が目標に入っているのです。

なぜ、こうなってしまうのでしょう。

こんにちは。
札幌でWebプロデューサーをしている白藤沙織です。モノゴトをずばり言うので、「ズバリスト」と呼ばれています。

5Sパトロール活動をしている正文舎ですが、なぜか片付いた状態になって次の段階に進めなかったのです。片付けるってなんだろう。総務課長の下田が気づきから始まった「整理整頓の道」を書きますね。

正文舎の前で、総務課長の下田と一緒に撮影したよ。

片付けたあとの状態をみんなわかってなかった

2020年の目標を決めるとき、下田がこんなことを言いました。

「整理整頓された状態ってなんでしょう。最終の形がわからないから、片づけられないと思います。」

なるほど。

「正文舎が整理整頓された状態になっている」イメージを、みんなで共有したことはありません。だから、もしかしたら整理整頓していると思っているスタッフもいるのかもしれません。でも、社長には、「できていない」と見えるのです。

そうか。どうしたらいいのかな?

私はふと以前買った「トヨタの片づけ」という本を思い出しました。

「トヨタ式を勉強したら、何かわかるかもしれないな。」

この本をみんなで読みました。

そう思った私は、下田に「トヨタの片づけ」を読んで研究してもらうことにしました。彼女はまず、総務部のスタッフ全員で読書会をすると言いました。
そして、毎日、朝礼の時間に少しずつ読み進め、読了後に総務部で何ができるのか話し合いをしたのです。

そうすると、「何をどう片付けてよいのかわからない」という状態から、たとえば「書庫から始めるのはどうか」という意見が出るような状態に変わっていきました。そして、日程を決めて実際に片づけ始めたのです。決めたスケジュール通りに進まないことがありますが、少なくとも全員がやろうという気持ちになっています。

整理整頓は、重要だけれど緊急ではない業務です。電話応対、接客、経理事務など日々の対応に気を取られていると、どんどん後回しになってしまいます。
そうして、年末を迎えた頃、次の年の目標がまた「整理整頓」になってしまうという悪循環だったのですね。そして、少しだけ心の中でできていない罪悪感につながっていました。

けれども、今年は「整理整頓された状態を知らなければ片づけられない」という一人の気づきから、行動することができました。そうすると、心の中のつかえも取れてきて、できていない罪悪感から解放されていくようです。総務部から始まっている「整理整頓」は、きっと他部署にも広まっていくでしょう。
目標は掲げるだけではやっぱり達成することはできません。ゴールをイメージして、そこまでの道のりを考え、行動することが大事。
そんな基本的なことを再度学んだ出来事でした。

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