ものごとを見える化すると、仕事がやりやすくなる

この夏から、Web制作の仕事がぐっと進めやすくなりました。プロジェクトごとに自分の仕事が見える化できるようになったので、進行中のプロジェクトで自分のすることこを、「ぱっ」と確認できるようになったからです。

今までと何が違うかと言うと、「Backlog（バックログ）」というプロジェクト管理のためのWebツールを導入したんですよ。Web制作会社では、導入されているところも多いでしょう。今さら?と思った方もいらっしゃるかも。

最近の私は、自分の課題と進行状況を一覧表で確認できるので、毎朝爽快な気分で仕事を始められるんですよ。

こんにちは。Web集客のことをずばり言うズバリスト、白藤沙織です。

6月から正文舎では、新しくWebディレクターが1名増えました。
Web事業をさらに進めていくためには、今の課題を解決する必要があると思い、採用活動をしていたんです。今までのやり方をいったんリセットして、新しいことを生み出していこうと思っていたら、Webディレクターが「Backlog」の運用を提案してくれました。
お盆の頃、テストとして自社案件で導入したら、すごく仕事がやりやすかったのです。。

「これはいい!」私のお気に入りになりまして、本格導入に至ったわけです。

人は理由がわかるとなんとかする

Backlogを使うようになって「変わった」と実感できたことは、「人は理由がわかると自主的に問題解決をしようとする」ってことです。
それまでは、メーリングリストを使ってプロジェクトの管理をしていました。でも、それだけだとスタッフ同士で問題の共有がしづらかったのですね。

いまは、下記の図のようにプロジェクトの中で課題ごとに、進行状況がわかるようになっています。

システムが淡々と状況をメールでも知らせてくれるので、まずは自分で状況がわかります。ほかのメンバーも遅れているときなど、指摘するストレスが減ったと思います。

たとえば、私の作業分が遅れているとしましょう。
自分でも「ひゃー、やってなかった」と気づいてすぐにとりかかることもできるし、ほかのメンバーから問い合わせをもらうことになるかもしれません。

あるいは、担当している仕事量とスケジュールがあっていなければ、スタッフ全員で話し合いをして違う人が担当することもできます。とにかく、状況がすぐにわかるので、問題の原因を探しやすくなりましたし、対処がしやすくなりました。

理由がわからなく停滞してしまうと、何となくストレスになります。中途半端なまま仕事が残ってしまうからです。
そうして、あいまいにしてしまうと、どこで作業が止まっているのかわからず、「あれはどうなった?」と確認ばかりして、何だかプロジェクトがどよーんとしてしまうんですね。

今はお客さんと営業担当者間のやり取りを含めて、プロジェクトの過程を共有するようになったので、今までよりもチーム内の連絡もスムーズになりました。（と信じたい。まだ導入したばかりなので、もう少し検証が必要です）

私の感覚では、みんなも便利だと思ってくれているようです。私が何も言わなくても、新しいプロジェクトが登録されていっています。便利だとわかったから、自主的に使うようになっているんですね。

もちろん、いろいろな事情があるので、予定通りにならないこと自体は想定内のことです。が、なぜそうなっているのかを共有できないのが、問題なのです。次の手を打つことができないからです。

実際に問題があるけれど理由がわからないときは、それほど関心がなく、自分から何とかしようという気持ちになかなかならないものです。ですが、情報共有ができていると、お互いに確認もしやすく、結果として進行がスムーズになるのだと思います。

最近の私は、「課題」をすべて「未処理」から「完了」状態に変える瞬間に喜びを感じています。

スタッフはそれを知っていて、私に「完了」操作をさせてくれるのでした。

ではでは～

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